REGULAMIN

§ 1. Postanowienia ogólne

• Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz stosowania plików cookies i podobnych technologii w sklepie internetowym WEKTORY działającym pod adresem www.wektory.pl / wektory.pl / [wpisać właściwy adres domeny], dalej jako „Sklep” albo „Serwis”.
• Administratorem danych osobowych jest [wpisać dokładnie tę samą pełną firmę / imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres, NIP, REGON, co w regulaminie sklepu], dalej jako „Administrator”.

Z Administratorem można skontaktować się:

• listownie: [adres],
• e-mailem: [adres e-mail],
• telefonicznie: [numer telefonu].
• W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem: [adres e-mail do spraw prywatności / RODO].
• [Jeżeli wyznaczono IOD] Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem: [dane kontaktowe IOD].

Polityka ma zastosowanie do osób korzystających ze Sklepu, w szczególności:

• odwiedzających Serwis,
• składających zamówienia na książki,
• nabywających audiobooki,
• zakładających konto,
• zapisujących się do newslettera,
• kontaktujących się z Administratorem,
• składających reklamacje, zwroty albo odstąpienia od umowy.

§ 2. Zakres i źródła danych

Administrator przetwarza dane osobowe podawane bezpośrednio przez użytkownika, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres dostawy,
• adres do faktury,
• dane firmy i numer NIP – gdy użytkownik żąda faktury na przedsiębiorcę,
• dane logowania do konta,
• dane dotyczące zamówień, płatności, reklamacji i zwrotów,
• dane techniczne związane z korzystaniem ze Sklepu.

Administrator może otrzymywać dane również od innych podmiotów, jeżeli jest to niezbędne do realizacji usługi, w szczególności od:

• operatorów płatności – w zakresie informacji o statusie płatności,
• przewoźników – w zakresie niezbędnym do dostawy,
• dostawców narzędzi informatycznych – w zakresie technicznie niezbędnym do świadczenia usług,
• podmiotów obsługujących reklamacje lub zwroty.

W związku z korzystaniem ze Sklepu Administrator może przetwarzać także dane eksploatacyjne i techniczne, takie jak:

• adres IP,
• identyfikatory internetowe,
• rodzaj urządzenia,
• rodzaj systemu operacyjnego i przeglądarki,
• przybliżone dane o sesji,
• informacje zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach.

§ 3. Cele, podstawy prawne i okres przetwarzania danych

1. Złożenie i obsługa zamówienia

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

• przyjęcia zamówienia,
• zawarcia i wykonania umowy sprzedaży książek,
• zawarcia i wykonania umowy o dostarczenie audiobooków,
• obsługi płatności,
• dostawy książek,
• udostępnienia audiobooków,
• komunikacji w sprawie realizacji zamówienia,
• obsługi reklamacji, zwrotów i odstąpień od umowy.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy albo podjęcie działań przed zawarciem umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne ciążące na Administratorze,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zabezpieczeniu roszczeń, obronie przed roszczeniami oraz zapewnieniu bezpieczeństwa rozliczeń.
• Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa oraz przez czas potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

2. Konto użytkownika

Jeżeli w Sklepie dostępna jest funkcja konta, dane osobowe są przetwarzane w celu:

• rejestracji i utrzymania konta,
• umożliwienia logowania,
• zapisu historii zamówień,
• ułatwienia kolejnych zakupów,
• obsługi ustawień konta i bezpieczeństwa dostępu.
• Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Dane związane z kontem są przetwarzane przez czas posiadania konta, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości wykonania usługi oraz do obrony przed roszczeniami.

3. Kontakt z Administratorem

W przypadku kontaktu przez formularz, e-mail, telefon lub korespondencję tradycyjną dane są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi,
• prowadzenia korespondencji,
• rozpoznania zgłoszenia,
• obsługi spraw związanych z zamówieniem albo funkcjonowaniem Sklepu.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt dotyczy umowy lub działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy kontakt dotyczy obowiązków prawnych Administratora,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zgłoszeń.
• Dane są przechowywane przez czas niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu jej obsługi albo obrony przed roszczeniami.

4. Newsletter i marketing

Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera albo wyrazi zgodę marketingową, jego dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• przesyłania newslettera,
• wysyłki informacji o nowościach, promocjach, premierach książek i audiobooków,
• informowania o wydarzeniach, akcjach promocyjnych i innych treściach związanych z działalnością Sklepu.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda,
• odpowiednie przepisy dotyczące zgody na przesyłanie informacji handlowych i wykorzystywanie urządzeń końcowych do celów marketingowych.
• Zgoda jest dobrowolna i może być cofnięta w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Dane przetwarzane dla celów newslettera i marketingu będą przechowywane do chwili cofnięcia zgody albo skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że wcześniej odpadnie cel przetwarzania.

5. Reklamacje, zwroty, odstąpienia od umowy

Dane osobowe są przetwarzane w celu:

• rozpoznania reklamacji,
• obsługi zwrotu produktu,
• obsługi odstąpienia od umowy,
• prowadzenia rozliczeń z tego tytułu.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dane będą przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa oraz przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6. Obowiązki podatkowe i rachunkowe

• Dane osobowe mogą być przetwarzane również w celu wykonania obowiązków podatkowych, rachunkowych i archiwizacyjnych.
• Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Dane będą przechowywane przez okres wynikający z właściwych przepisów prawa podatkowego i rachunkowego.

7. Bezpieczeństwo, statystyka, przeciwdziałanie nadużyciom

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu,
• wykrywania nadużyć,
• ochrony przed spamem i atakami,
• tworzenia statystyk wewnętrznych,
• poprawy działania Sklepu.
• Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.
• Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tych celów, nie dłużej jednak niż jest to potrzebne z punktu widzenia bezpieczeństwa, rozliczalności i obrony przed roszczeniami.

§ 4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach konieczne do:

• złożenia zamówienia,
• zawarcia i wykonania umowy,
• dostarczenia książki,
• udostępnienia audiobooka,
• założenia konta,
• otrzymania odpowiedzi na zgłoszenie,
• otrzymania newslettera.
• Niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości skorzystania z danej funkcji albo realizacji umowy.

§ 5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, w szczególności:

• dostawcom hostingu i usług IT,
• operatorom płatności i bankom,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne,
• firmom kurierskim i operatorom logistycznym,
• dostawcom narzędzi e-mailingowych i newsletterowych,
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych,
• podmiotom świadczącym wsparcie techniczne,
• organom publicznym – gdy obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
• Odbiorcami danych mogą być w szczególności podmioty faktycznie obsługujące Sklep, takie jak [wpisać rzeczywistych dostawców, np. operatorów płatności, przewoźników, dostawcę hostingu, dostawcę newslettera, narzędzia analityczne].
• Administrator korzysta wyłącznie z takich odbiorców, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, jeżeli działają jako podmioty przetwarzające.

§ 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

• Co do zasady Administrator przetwarza dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli jednak Administrator korzysta z dostawców mających siedzibę poza EOG albo z narzędzi powodujących transfer danych poza EOG, dane mogą być przekazywane poza EOG wyłącznie zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, albo
• standardowych klauzul umownych, albo
• innego zgodnego z prawem mechanizmu transferowego.
• Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać kontaktując się z Administratorem.

§ 7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw można wnieść w każdym czasie.
• Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na dane kontaktowe wskazane w § 1.

§ 8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

• [Wariant bezpieczny do publikacji] Administrator co do zasady nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym na podstawie profilowania.
• [Jeżeli stosowane są narzędzia marketingowe lub reklamowe] Administrator może korzystać z narzędzi pozwalających na ocenę skuteczności kampanii, dopasowanie treści marketingowych albo tworzenie grup odbiorców na podstawie aktywności w Serwisie, jednak bez podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO wywołujących wobec użytkownika skutki prawne.

§ 9. Pliki cookies i podobne technologie

• Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, takie jak local storage, znaczniki pikselowe, skrypty i narzędzia analityczne lub marketingowe, o ile są faktycznie wdrożone.

Cookies mogą służyć w szczególności do:

• zapewnienia prawidłowego działania Sklepu,
• utrzymania sesji użytkownika,
• obsługi koszyka i procesu zakupowego,
• zapamiętywania ustawień użytkownika,
• prowadzenia statystyk,
• analizy ruchu w Serwisie,
• działań marketingowych,
• integracji z zewnętrznymi usługami.

W Serwisie mogą być stosowane następujące kategorie cookies:

• niezbędne – konieczne do prawidłowego działania Serwisu i realizacji funkcji wyraźnie żądanych przez użytkownika,
• funkcjonalne / preferencyjne – służące zapamiętywaniu ustawień i ułatwieniu korzystania z Serwisu,
• statystyczne / analityczne – służące do analizy ruchu i poprawy działania Sklepu,
• marketingowe – służące dopasowaniu treści reklamowych, pomiarowi skuteczności kampanii i podobnym celom.
• Cookies niezbędne mogą być stosowane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do transmisji komunikatu albo do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.
• Cookies inne niż niezbędne są stosowane na podstawie zgody użytkownika, wyrażonej za pośrednictwem banera lub narzędzia do zarządzania zgodami, o ile taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik może w każdej chwili:

• zmienić ustawienia cookies w banerze zgód,
• wycofać zgodę,
• zmienić ustawienia przeglądarki,
• usunąć zapisane cookies.
• Ograniczenie stosowania cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych funkcji Sklepu.

§ 10. Logi serwera

• Korzystanie z Serwisu wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywana jest strona internetowa.
• Każde zapytanie skierowane do serwera może być zapisywane w logach serwera.

Logi mogą obejmować w szczególności:

• adres IP,
• datę i czas zapytania,
• informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym,
• adres URL strony odwiedzanej wcześniej,
• informacje o błędach technicznych.
• Logi są wykorzystywane w celach technicznych, administracyjnych, bezpieczeństwa oraz diagnostyki i nie są używane do identyfikacji użytkownika w sposób wykraczający poza to, co jest niezbędne do realizacji powyższych celów.
• Podstawą prawną przetwarzania danych zawartych w logach jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§ 11. Zmiany Polityki

Administrator może zmieniać niniejszą Politykę w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany sposobu działania Sklepu,
• wdrożenia nowych funkcjonalności,
• zmiany dostawców usług,
• zmiany stosowanych narzędzi cookies lub marketingowych.
• Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Serwisie.
• Polityka obowiązuje od dnia [wpisać datę].

Przed publikacją koniecznie ujednolić: pełną nazwę administratora, adres, NIP/REGON, adres e-mail do spraw prywatności, listę operatorów płatności, przewoźników, dostawców hostingu/newslettera/analityki oraz informację, czy wyznaczono IOD. Na publicznych stronach Wydawnictwa Wektory widać dziś niespójne dane identyfikacyjne i częściowo przestarzałe odwołania prawne, więc ten krok jest naprawdę ważny.

Kolejny praktyczny krok to spięcie tej polityki z banerem cookies, checkboxami newslettera i klauzulą przy formularzu zamówienia.